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Se conformer au nouveau règlement du Barreau

Le nouveau Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats entré en vigueur le 8 juillet 2010 nécessite certains ajustements dans vos façons de faire.
Voici en résumé les trois nouveautés auxquelles vous devez vous conformer en matière de comptabilité et de gestion :

  1. Le rapport comptable annuel
  2. La vérification de l’identité des clients et la fiche client
  3. L’émission des reçus

Le rapport comptable annuel

Le directeur de l’Inspection professionnelle du Barreau du Québec exigera dorénavant un compte rendu des transactions de la dernière année pour chacun des quelques 5000 comptes en fidéicommis gérés par les avocats. Selon nos informations, tous les détenteurs de compte en fidéicommis devront se soumettre à cette demande au moins une fois par an. L’objectif poursuivi étant probablement d’assurer une rigueur constante dans la gestion de tous les comptes en fidéicommis.

Les demandes du directeur de l’Inspection professionnelle seront échelonnées sur les 12 mois de l’année et mentionneront la période pour laquelle vous devrez produire ce rapport annuel, sans égard à l’année civile ou à votre année financière. Il devrait s’agir des 12 derniers mois complets précédant la demande. Vous disposerez alors d’un délai de 30 jours pour transmettre votre rapport.

Que doit contenir ce rapport?
Il s’agit dans les faits d’une conciliation bancaire annuelle présentant un sommaire mensuel des recettes et des déboursés pour chaque compte en fidéicommis. Ce rapport nécessite en plus de distinguer les comptes généraux des comptes particuliers et de gérer les dates d’ouverture et de fermeture de chaque compte.
Pour plus de détails, voir le modèle de rapport comptable annuel proposé par le Barreau.

La vérification de l’identité des clients et la fiche client

Concernant la vérification de l’identité des clients, le règlement apporte peu de changement lorsque le client est une personne physique.
Toutefois, lorsqu’il s’agit d’une société, vous devrez, notamment, et dans certaines circonstances, obtenir le nom de tous les actionnaires détenant plus de 25 % des parts de la société. Vous trouverez plus de détails à cet effet à la page 8, point 23, du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats

L’utilisation d’un modèle de fiche client bien défini peut contribuer à vous conformer aux exigences en matière de vérification de l’identité. Vous pouvez à cet effet consulter les modèles de fiche client Word et PDF proposés par le Barreau.

L’émission des reçus

Selon le nouveau règlement, toute somme perçue en argent devra dorénavant faire l’objet d’un reçu, dont vous devrez conserver une copie. Pour les montants en espèces supérieurs à 7 500 $, vous devrez de plus transmettre une copie du reçu ainsi qu’une déclaration signée au directeur de l’Inspection professionnelle.
Voici les modèles proposés par le Barreau pour ces deux pièces justificatives :
Reçu d’une somme en espèce
Déclaration relative à une somme reçue en espèces de 7500 $ ou plus

Dans le but de bien comprendre ce nouveau règlement et ses implications dans votre quotidien, nous avons tenu quelques séances de travail avec des représentants du Service de l’inspection professionnelle du Barreau du Québec au cours de l’année 2009.

Le fruit de ces séances a été le développement de nouvelles fonctionnalités permettant de vous conformer sans casse-tête aux exigences du nouveau règlement en ce qui concerne la comptabilité et ce qui peut être géré avec un logiciel de gestion.

Je vous invite ainsi à découvrir comment Juris Concept, logiciel de gestion pour les avocats, répond aux exigences des trois éléments expliqués précédemment ainsi qu’aux autres aspects du règlement.

En vous confirmant notre engagement à continuer de faciliter votre gestion quotidienne avec un logiciel fiable et performant, je vous convie personnellement à me faire part de toute suggestion à remy.larochelle@jurisconcept.ca.