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Il perdait de l’argent | la GED en cabinet

La gestion de dossier à aider ce cabinet d’avocat à ne plus perdre de temps et d’agent.

Une histoire a retenu notre attention ce mois-ci. Celle d’un nouveau client de Juris Concept, Me Patech (nom fictif donné pour fins de confidentialité).

chek-box[1]Me Patech, avocat et associé principal de son cabinet, a réalisé qu’il perdait beaucoup d’argent à conserver des habitudes papier. En quelques mois, il a fait bien plus que corriger le problème.

4 avocats et 3 adjointes au total travaillent depuis plus de 10 ans dans le cabinet de Me Patech. Et pourtant, l’ensemble du travail de l’équipe se réalisait encore sous  forme papier il y a 3 mois à peine. Concentré sur le suivi de ses dossiers, Me Patech n’avait pas réalisé à quel point les habitudes lui faisaient perdre de l’argent. À l’été 2012, il a pu profiter de quelques jours au calme pour réfléchir sur son entreprise en gestionnaire.

Il fit les constats suivants:

  • Les avocats et les adjointes perdaient du temps à rechercher les dossiers physiques. En le réduisant, il y aurait sans doute moyen d’augmenter le ratio de temps facturable par ressource.
  • Les comptes à recevoir étaient très difficiles à retracer, si bien que Me Patech n’en avait pas une vision claire. Il en manquait certainement beaucoup à suivre.
  • Les fichiers Excel dans lesquels le temps de chacun étaient saisi, ne comptabilisaient en moyenne que 5 heures par jour, par personne. Beaucoup de temps facturable devait être oublié.

 

Me Patech souhaite faire de son cabinet une entreprise prospère et en croissance.

Au vu de ces constats, il ne pouvait pas se résoudre au statu-quo. Il s’est mis à chercher une solution permettant de:

  1. Systématiser la saisie de temps, pour éviter les oublis du temps facturable
  2. Ne plus oublier de facturer les travaux en cours
  3. Suivre les comptes recevables de façon systématique
  4. Trouver les dossiers plus vite
  5. Faciliter l’émission de rapports de gestion pour se prêter plus facilement à l’exercice du gestionnaire

En septembre, Me Patech fit le choix d’implanter Juris Concept dans son cabinet, pour la gestion de ses dossiers et de ses finances.

Actuellement, il concentre ses efforts sur l’utilisation maximale de fonctionnalités précises, afin d’éradiquer les problèmes dont il avait fait le constat à l’été. Aujourd’hui:

  • Grâce à la feuille de temps intégrée aux dossiers électroniques, la saisie du temps est effectuée systématiquement
  • La facturation est effectuée tous les mois à partir des travaux en cours
  • La fonction de rappels de recouvrement a permis de systématiser le suivi des comptes clients
  • Les rapports de gestion lui offrent une vue claire et en temps réel des travaux en cours non facturés, des comptes à recevoir et du temps facturable journalier de chaque ressource.

En plus de combler ces besoins de gestion, Me Patech dispose d’un système de gestion documentaire accélérant la production de documents et lui garantissant une structure de dossiers électroniques conforme aux exigences du Barreau et efficace pour tout le personnel. Après s’être assuré de l’adhésion de tous les usagers à la feuille de temps, il s’engage dans une phase d’utilisation de la gestion documentaire, en intégrant les modèles de son bureau dans le logiciel. Il est persuadé que cette seconde étape fera gagner un temps considérable à ses professionnels et adjointes et permettra au cabinet de servir encore plus de dossiers.