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3 principes pour le gestionnaire en vous

homme-a-lheureÊtre avocat en pratique privée signifie souvent porter plusieurs chapeaux. Si vous avez votre propre cabinet, vous portez notamment celui de gestionnaire. 

Un chapeau qui implique bon nombre de responsabilités dont la science ne vous a pas été transmise à la faculté de droit. Voici donc 3 principes issus de notre formation « L’avocat Gestionnaire » qui pourront vous inspirer.

1 – Surveiller les indicateurs

De façon mensuelle ou hebdomadaire, surveillez les indicateurs clés de performance. Les indicateurs à surveiller peuvent être nombreux. En voici deux.

  • Ratio des heures administratives ou juridiques. Surveiller ce ratio vous permet d’évaluer l’efficacité générale de votre bureau, la lourdeur de vos tâches administratives et les coûts de vos dossiers (aussi bien en cabinet qu’en contentieux). Pour pouvoir surveiller ce ratio, l’ensemble du personnel doit saisir son temps de nature administrative.
  • Ratio des heures destinées au développement d’affaires. Selon le Barreau du Québec* les avocats devraient consacrer « entre 15% et 30% de leur temps au développement d’affaires » pour assurer la pérennité de la clientèle du bureau. Surveiller ce ratio permet de « garder » le cap, sur la santé financière à long terme de votre cabinet. Cela implique bien entendu de saisir le temps associé au développement d’affaires de façon à pouvoir en retracer les statistiques.

Pour améliorer ces ratios, des mesures sont à mettre en place.

  1. D’abord, instaurer une politique de saisie des feuilles de temps qui capte 100% des heures travaillées – qu’elles soient de nature juridique, administrative ou développement d’affaires.
  2. Ensuite, uniformiser les processus de travail, pour gagner en efficience dans les tâches administratives, augmenter le ratio d’heures facturables et diminuer le coût moyen des dossiers traités.

2 – Uniformiser les processus de travail

Si votre cabinet comporte plusieurs associés, plusieurs avocats employés et du personnel juridique, un grand défi à relever est de livrer une qualité de service uniforme, notamment dans la production et la gestion des documents associés aux dossiers. Plusieurs objectifs d’uniformisation en matière de gestion documentaire doivent être poursuivis, parmi lesquels:

  • La centralisation des modèles documentaires, pour que tous utilisent les mêmes modèles, et les modèles à jour.
  • L’uniformisation de la structure de classement, afin d’assurer que tous les dossiers soient tenus de façon électronique conformément aux exigences du Barreau en la matière, et que les documents soient faciles à retrouver.

Un bon système de gestion des dossiers tel que JurisÉvolution est un outil indispensable pour réaliser ces deux objectifs. En intégrant des modèles centralisés pour tous les usagers et en générant la structure de classification de façon automatique à l’ouverture d’un nouveau dossier, les processus documentaires sont uniformisés.

3 – Gérer la résistance au changement

Uniformiser les processus de travail est une démarche qui présente plusieurs défis, notamment celui de la résistance au changement, qui est un des plus grands facteurs d’échec d’un projet d’entreprise.

Dans toute entreprise, les ressources humaines dans un contexte de changement se divisent en 3 groupes: 20% accueillent le changement avec enthousiasme, 60% sont neutres et 20% sont réfractaires engagés.

Pour maximiser les chances de succès du changement, concentrez-vous sur les enthousiastes, et non pas sur les réfractaires. Prouvez aux enthousiastes que le changement est pour le mieux et outillez-les pour qu’ils influencent les neutres à accueillir le changement avec positivisme.

Une fois les positifs et les neutres convertis aux nouvelles méthodes, 80% du personnel aura franchi le pas. Les 20% de réfractaires restant n’auront plus le choix de l’emboîter à leur tour.

Pour aller plus loin: la formation « l’avocat gestionnaire »

Pour pouvoir fournir les meilleurs outils de gestion pour les professionnels du droit, nous avons développé une connaissance approfondie des meilleurs principes de gestion à appliquer dans les contexte de pratique privée et de contentieux d’entreprise. Cette formation se destine aux avocats ayant des responsabilités de gestionnaires ; elle rassemble l’expertise de Juris Concept et fournit les réponses aux plus grandes problématiques vécues par nos clients.

Vous pourrez consulter les détails de cette formation dans notre page Centre de Formation.

 

 

* Source: Barreau du Québec, “Les avocats de la pratique privée en 2021” Rapport du Comité sur les problématiques actuelles reliées à la pratique privée et l’avenir de la profession, juin 2011.«