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Gérer les doublons de personnes dans sa base de données

Contacts, avocats, clients, intervenants, représentants, personnes physiques et personnes morales : dans la réalité, ces personnes peuvent être tous la même ! En effet, la personne morale que vous représentez peut aussi être un intervenant dans un autre de vos dossiers ou votre « cliente fleuriste » peut devenir en un rien de temps votre « cliente fleuriste inc. », ce qui peut aisément porter à la création de doublons.

Cela dit, la Collaboratrice Virtuelle intervient systématiquement au cours du processus de création d’une personne, vous informant en temps opportun de l’existence d’une autre personne portant le même nom. Il est donc quasi impossible avec JurisÉvolution de créer des doublons. En plus, il vous est possible, pour éviter les risques de duplication, de fusionner des personnes au besoin et de convertir des personnes de physiques à morales et inversement.

Fusion de personnes

Deux personnes morales en deviennent une dans la réalité?

Deux personnes physiques représentant la même personne existent dans votre base de données? Les deux sont liées à différents dossiers et vous ne voulez en supprimer une ou l’autre?

Il vous suffit de fusionner les personnes ! Pour ce faire, vous devez sélectionner les personnes à fusionner dans le module de gestion des personnes avec le bouton gauche de votre souris en tenant enfoncé le bouton CTRL se trouvant à gauche de votre clavier. Une fois que vous aurez sélectionné plusieurs noms, la flèche permettant la fusion de personnes deviendra disponible. La première personne sur laquelle vous aurez cliqué sera la personne de qui les informations seront conservées advenant le cas où les informations entre personnes à fusionner ne seraient pas identiques. Une fenêtre vous sera toutefois proposée pour modifier cette personne prioritaire appelée personne principale.

Fusion des personnes

Fusion des personnes_2

Sélectionner la personne de qui les informations seront conservées

Conversion de personnes

Votre cliente fleuriste devient votre « cliente fleuriste inc. », il est possible de le convertir en personne moral (l’inverse est également vrai). Il suffit d’ouvrir la fiche de la personne à convertir et d’appuyer sur l’icône de la double flèche, encadré de rouge dans l’image ci-dessous.

Toutes les informations déjà présentes dans la fiche de la personne avant conversion demeurent; il suffit d’y inscrire les nouveaux prénoms et noms dans le cas d’une personne physique ou le nouveau nom et les acteurs corporatifs à la section « Actionnaires/Administrateurs/Dirigeants » au besoin dans le cas d’une personne morale. Si une conversion d’une personne morale en physique est tentée lorsque des acteurs corporatifs (administrateurs, dirigeants, actionnaires) sont inscrits dans la fiche de la personne morale, un message d’avertissement s’affiche et l’opération est annulée.

conversion de personnes