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La répartition des encaissements : à ne pas négliger

La répartition d’un encaissement est l’action qui permet d’associer un paiement reçu (encaissement) avec la facture à laquelle il se rapporte.

Au cours de ce processus, JurisÉvolution va répartir la somme reçue en paiement d’une facture en affectant, dans l’ordre, les postes comptables suivants :

  • Les taxes;
  • Les déboursés;
  • Les honoraires;
  • Les intérêts;
  • Les avances (au compte courant).

De façon générale, la répartition des encaissements est automatisée et se fait au moment de l’encaissement. Dans ce processus, il est important de s’assurer de la répartition complète du montant reçu parmi l’ensemble des factures impayées au moment de l’encaissement. Pour ce faire, il s’agit simplement de voyager avec la tabulation d’une facture à l’autre, et ce, tant et aussi longtemps que le total réparti n’est pas égal au montant perçu. Par défaut, JurisÉvolution applique l’encaissement des plus anciennes factures aux plus récentes.

repartition desencaissemnts

Il peut arriver cependant que vous souhaitiez répartir différemment la somme perçue. La vigilance est alors de mise, puisque la répartition d’un encaissement a bien entendu un effet sur les intérêts qui pourraient être calculés dans le dossier. En effet, les intérêts calculés dans un dossier pour lequel la répartition a été faite en s’appliquant d’abord aux plus anciens comptes à recevoir seront nécessairement différents (et  inférieurs) à ceux calculés dans ce même dossier si la répartition a été faite en s’appliquant d’abord aux plus récentes factures.

Par ailleurs, les paiements et les factures postdatés saisis dans le logiciel nécessitent une supervision plus étroite de la répartition des encaissements, cette dernière ne se faisant pas nécessairement de la façon souhaitée, et ce, considérant la chronologie des actions posée dans JurisÉvolution.

À tout événement, il est primordial de bien effectuer la répartition des encaissements afin de s’assurer de la fiabilité des informations présentées dans le rapport de répartition des encaissements.

En effet, il est fréquent de constater l’utilisation dudit rapport comme base au calcul de la rémunération d’un employé. Si la répartition des encaissements n’est pas correctement effectuée, les données du rapport seront faussées.

Valider que la répartition des encaissements est bien complétée

Une action fort simple vous permet de valider si la répartition de l’ensemble des encaissements que vous avez effectués a bien été complétée. En effet, un simple coup d’œil sur le Rapport des comptes à recevoir, avant l’émission d’un rapport sur la répartition des encaissements, vous permet de constater l’existence d’une répartition des encaissements non complétée, laquelle apparaîtra en rouge dans la liste.

repartition desencaissemnts 2

Vous devrez ainsi aller appliquer manuellement la répartition de l’encaissement incomplet, et ce, en vous rendant dans le module des comptes à recevoir, en sélectionnant (double-clic) le paiement non-réparti et en effectuant la répartition à l’aide de la tabulation. Ce faisant, vous vous assurez de la fiabilité des données paraissant au rapport de Répartition des encaissements, lequel sera conforme à la réalité!