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Classer pour accéder à l’information voulue en temps souhaité

Octobre 2016

Dans JurisÉvolution, il est possible de classifier des personnes, des documents ou encore des entreprises. Cette option permet de les filtrer, de les regrouper et de les retrouver plus facilement. Le gain de temps est considérable avec une telle organisation.

Disons par exemple que l’un de vos clients est en instance de divorce, votre adjointe a produit les documents nécessaire à votre présence à la Cour, les a enregistré dans le dossier de votre client et ceux-ci attendent maintenant votre signature. Pour encore plus d’efficacité, votre adjointe ajoutera aux documents précédemment enregistrés une classification « prêt pour signature ». Ce qui implique que lorsque vous accédez au dossier de votre client, vous verrez tous les documents « prêt pour signature »; ce qui évite de les chercher un à un !

Sur la deuxième image ci-dessous, on voit que le filtre « prêt pour signature » est actif, cela permet de ne voir que les documents qui ont cette classification, et donc d’épurer la consultation. Il est possible d’avoir plusieurs filtres simultanément.

classification de documents

Un même document peut avoir plusieurs classifications et chaque classification vous est propre. Vous recréez votre réalité ! Une fois vos classifications mises en place, vous pouvez donc vous en servir pour des fins de consultation, comme par exemple les documents prêts pour signature évoqués auparavant.

Comment créer une classification ?

Dans un premier temps, rendez-vous dans le menu JurisÉvolution> Préférences, ensuite, cliquez sur sur l’onglet Dossier/Liste puis sur Gestion des classifications. Depuis cette fenêtre, la touche F1 de votre clavier vous mènera directement à l’aide en ligne qui vous assistera tout au long de la création.

fenetre-creer-classification

Cette fenêtre est l’endroit où toutes vos classifications peuvent voir le jour. À partir d’ici deux choix s’offrent à vous :

  • Créer une nouvelle classification
  • Ajouter des choix à une classification existante

Pour créer une nouvelle classification :

  1. cliquez sur le crochet de création
  2. choisissez créer une nouvelle définition
  3. déterminer à qui s’adresse cette classification (elle peut s’adresser à plusieurs liens).
  • Ensuite, il ne vous reste plus qu’a choisir le nom de votre classification : on y retrouve là, le fameux statut de document évoqué un peu plus tôt.

Une fois la classification prête, il ne reste plus qu’à rajouter les items. Allons créer le « prêt pour signature » !

  1. On clique à nouveau sur le crochet de création mais cette fois ci, on choisi créer un nouvel item.
  2. Ensuite, il ne reste plus qu’à choisir le nom de notre item.
  3. L’item « prêt pour signature » se retrouve désormais dans la classification « Statut du document ».
  4. Vous êtes maintenant prêt pour utiliser les classifications !

creer-classification

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