À ne pas manquer dans les avancements du dernier trimestre : la gestion de la limite de crédit et la muraille de Chine.

Gestion de la limite de crédit

Implantée depuis quelques semaines dans quelques bureaux, cette nouvelle fonctionnalité suscite déjà un grand intérêt auprès des administrations. D’abord conçue pour supporter l’activité de recouvrement, elle se veut maintenant un outil de prévention des problèmes de recouvrement. La limite de crédit est déterminée à l’ouverture du dossier idéalement. Lorsque la limite est atteinte, des courriels sont transmis périodiquement aux personnes responsables du dossier, jusqu’à ce que la situation soit régularisée.

Muraille de Chine

L’expression réfère, dans le milieu juridique, à une fonction permettant de sécuriser l’accès aux informations relatives à un dossier. En plus d’empêcher les personnes non autorisées d’accéder à un dossier, les documents sont également sécurisés. Dans les faits, les documents placés derrière la muraille de Chine ne sont plus accessibles via l’Explorateur de Windows.

Via le contrôle d’accès, les personnes autorisées peuvent activer la fonction de muraille de Chine dans un dossier et en restreindre l’accès aux seules personnes autorisées à y travailler.

En tant qu’usager de Juris Concept ayant un contrat de service, vous pouvez en tout temps effectuer la mise à jour de votre logiciel, en accédant au portail client sur le site Web de Juris Concept. Il vous suffira d’exécuter la mise à jour sur votre serveur ou sur votre poste.

La muraille de Chine est une fonctionnalité de gestion des opérations  juridiques.

Surveillez une fonctionnalité très bientôt disponible: La transmission des factures par courriel.

Dans notre travail continu d’amélioration logiciel et de support au client, Juris Concept accueille de nouvelles ressources au sein de son équipe et a besoin d’un espace plus vaste. Afin de mieux supporter cette croissance, Juris Concept a déménagé le 16 avril 2012 dans de nouveaux locaux.

Vous avez à nous écrire? Veuillez à ajuster les informations de vos carnets d’adresses. Voici la nouvelle : 2320 rue de Celles, bureau 200 – Québec (QC) G2C 1X8

Nos numéros de téléphone, de fax ainsi que nos courriels demeureront les mêmes. Il est possible que certains éléments de papeterie comportent l’ancienne adresse encore quelques jours ; nous remédierons à cela le plus tôt possible!

et vous invite à y redécouvrir l’outil de travail au quoitidien pour la gestion complète des clients et des dossiers juridiques.

Un logo modernisé

Sans être totalement transformé, le logo de Juris Concept a été modernisé. De façon plus générale, c’est l’ensemble de l’identité visuelle de Juris Concept qui a été ajustée : la couleur bleue autrefois présente dans nos dépliants et autres outils a été abandonnée au profit d’un rouge profond aux nuances de gris charbonneux. Déjà en utilisation dans les différentes pièces de communications émises, le nouveau logo de Juris Concept existe en deux versions différentes : une forme équilibrée en largeur et en hauteur, sans toutefois être carrée, et une forme plus allongée.

Une nouvelle présentation

Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, Juris Concept n’est pas seulement une solution de facturation. C’est une solution beaucoup plus vaste, qui permet aux juristes de gérer plus efficacement l’administration ainsi que l’ensemble des opérations et des interactions reliées à la gestion de leurs dossiers et de leurs clients. La nouvelle présentation de Juris Concept en dévoile toutes les facettes. Découvrez sur notre site Web l’ensemble des fonctionnalités essentielles à l’efficacité des avocats pratiquant seuls, des cabinets de toute taille et des départements de contentieux.

L’info Gestion renaît

L’info Gestion est l’infolettre éditée par Juris Concept, qui vous informe directement par courriel des meilleures pratiques de gestion et des moyens technologiques qui vous permettent de les appliquer. L’infolettre s’adresse aux avocats, aux gestionnaires de cabinet et aux départements de contentieux, soucieux de se tenir informés des meilleurs outils technologiques disponibles, afin de se conformer aux exigences du Barreau, de gagner en efficience dans la gestion de leur pratique, de gérer les procédures et de développer leur clientèle.

Le nouveau site Web de Juris Concept vous invite à consulter les archives des éditions passées en tout temps et à vous inscrire, si ce n’est déjà fait, à la liste d’envoi.

Bonne visite!

Wilson & Lafleur, qui en assure la distribution, a récemment rendu disponible une mise à jour. En réponse aux changements apportés aux procédures civiles, certains formulaires désuets en ont été retirés, et de nouveaux y ont été ajoutés, portant le nombre de formulaires disponibles à 508.

Voici quelques-uns des nouveaux brefs et actes que vous y retrouverez :

 Vous pouvez commander la version complète ou la mise à jour de votre version actuelle par le biais du site Internet de Wilson & Lafleur.

Et la version électronique…

Cette mise à jour de la version papier entraîne la mise à jour de la version électronique du Formulaire de procédure civile, un logiciel de gestion documentaire qui résulte d’un partenariat entre Juris Concept, Confections juridiques M.T. et Wilson & Lafleur.

À titre d’ancienne secrétaire juridique, j’ai appris à travailler avec une machine à écrire… Préparer une requête ou un simple bref de subpoena était à cette époque une tâche longue et fastidieuse. Grâce à l’évolution des technologies, les secrétaires juridiques ont maintenant accès à de nombreux outils qui facilitent leur quotidien et améliorent grandement leur productivité.

Le Formulaire de procédure civile électronique est un de ceux-là. Outre les formulaires de procédure civile de M^e Francine Payette, ce logiciel contient tous les éléments du Manuel de la secrétaire juridique ainsi que plusieurs outils utiles à la rédaction juridique et à la gestion des dossiers.

Voici en résumé les principales nouveautés qui y ont été ajoutées :

Juris Concept et Wilson & Lafleur sont des partenaires avec qui je suis fière de perfectionner ce produit, que je qualifierais d’assistant juridique virtuel.

Au plaisir

Julie Tondreau

Je pratique comme avocat solo. L’utilisation du formulaire électronique me rassure : il me fournit un cadre procédural standardisé et répond à plusieurs de mes questions d’ordre pratique.

Pour un article du Code de procédure civile, non seulement le logiciel génère le modèle de procédure, il l’accompagne automatiquement des documents afférents : affidavit, avis de présentation, endos, etc. Lorsqu’on est pressé par le temps – ce qui arrive souvent en pratique privée! – il est sécurisant de pouvoir compter sur un outil qui fournit un cadre sûr à l’intérieur duquel rédiger, et qui agit comme un aide-mémoire pour ne rien oublier.

Au fil des améliorations apportées dans les différentes mises à jour, le Formulaire de procédure civile électronique s’est raffiné. Il est devenu un outil de plus en plus sophistiqué et mieux intégré au logiciel Juris Concept, que j’utilise pour la gestion de mon temps, de mes travaux en cours et de ma facturation.

L’intégration de ces deux produits est remarquable et permet au Formulaire de procédure civile électronique de donner son plein rendement. Ainsi, lorsque pour l’ouverture d’un dossier, je saisis avec minutie le nom de mon client, de la partie adverse et de son procureur ainsi que le numéro du greffe, ces données sont par la suite automatiquement fusionnées dans le formulaire de procédure civile. Du temps est épargné, et des risques d’erreurs humaines sont éliminés.

Je considère que le Formulaire de procédure civile électronique n’est pas une dépense, mais un investissement qui simplifie et rend plus agréable la vie du praticien.

M^e Jean-Yves Côté, Illico

Le programme de formation, basé sur une nouvelle « approche par compétence », place l’élève en simulation de travail. La direction a choisi de mettre le module Formulaire de procédure civile électronique/Clé juridique au premier rang de leur enseignement parce qu’il fournit aux élèves un important support dans l’apprentissage des connaissances en technique juridique.

Grâce à cette décision, les étudiants ont maintenant à leur disposition un outil de gestion complet et efficace correspondant à la réalité du marché du travail.

Depuis, le Formulaire de procédure civile électronique est à la disposition des employés des bureaux de Montréal, Québec et Ottawa. Principalement utilisé par les adjointes juridiques, il est aussi disponible pour tous les avocats qui en font la demande.

Toujours à l’avant-garde et soucieuse d’offrir la meilleure des expertises aux utilisateurs du Formulaire de procédure civile électronique, Manon Robert, formatrice administrative au sein du cabinet, apprécie particulièrement la fonctionnalité du logiciel qui permet de modifier les formulaires proposés par M^e Payette.

Grâce à cette fonction, elle peut bonifier chacun des 512 modèles proposés afin qu’ils répondent aux exigences particulières du bureau (typographie, rappels, champs formulaires, etc.). En choisissant le Formulaire de procédure civile électronique, Lavery a opté pour une façon simple et efficace d’uniformiser l’ensemble des documents produits par ses différents bureaux.

Le cabinet apprécie également la mise à jour automatisée des changements apportés à la version papier et l’assurance de toujours être conforme aux modifications législatives ou aux nouvelles règles de cour.

Il aurait été possible pour eux de migrer vers une version plus récente du système qu’ils utilisaient. Ils ont cependant préféré reprendre l’analyse des produits disponibles sur le marché afin de s’assurer d’utiliser la solution de gestion répondant le mieux à leurs besoins. Ils ont finalement retenu la solution offerte par Juris Concept.

La convivialité du logiciel, les nombreux rapports statistiques et le Formulaire de procédure civile Wilson & Lafleur ont été les principaux éléments à l’appui de leur décision.

Le plus grand enjeu pour ce bureau consistait, d’abord et avant tout, à garantir la récupération complète de toutes les transactions de l’ancien système. Un historique de plus de 10 ans, quelques 25 000 dossiers, 700 000 interventions, l’historique de la comptabilité générale et toutes les informations nominatives nécessaires pour se doter d’une nouvelle base de données de gestion des conflits d’intérêts.

« Grâce à la qualité de leur produit et à l’expertise de leur personnel, l’implantation et la mise en service du logiciel Juris Concept ont été réalisées exactement comme on nous l’avait représenté.

Après seulement trois mois d’utilisation, il est évident que ce logiciel deviendra la pièce maîtresse de toutes les opérations de notre étude.

En bref, M. Larochelle et son équipe ont fait un travail remarquable. »

Louis-Denis Laberge, Associé directeur

Pour Juris Concept, la préparation de cette transition a débuté au cours du mois précédant le jour prévu pour l’implantation. L’implantation s’est ensuite réalisée le jour prévu, sans aucun délai.

Pour l’équipe de Juris Concept, ce cas représente un très bon exemple d’une implantation réussie malgré toutes les craintes qu’un tel changement génère auprès des employés du client. L’importance donnée à la formation adéquate des employés a par ailleurs contribué au succès de la transition.

Les différents problèmes mentionnés à l’origine étaient les suivants :

C’est à l’occasion d’une démonstration du Formulaire de Procédure civile électronique développé par Juris Concept que le directeur du contentieux a réalisé qu’il y avait peut-être là une solution à tous ses problèmes.

Même si les 512 formulaires de procédure civile étaient d’un intérêt certain pour eux, il fallait avant tout réussir à intégrer les 400 modèles spécifiques au contentieux de Revenu du Québec. D’importants travaux de développement ont été réalisés par Juris Concept au cours de l’été 2008 pour répondre adéquatement à ce besoin.

Après 2 années d’utilisation, M^eLarivière, directeur du contentieux, mentionne d’abord un gain important de productivité. Parmi les autres gains, soulignons :

Les programmes de formation offerts par le collège sont axés sur la technologie. Le collège préconise ainsi l’utilisation de logiciels dans chaque cours afin de répondre adéquatement aux besoins du marché du travail.

Les professeurs ont choisi de migrer vers Juris Concept pour la convivialité de son système de gestion documentaire, l’accès à la version électronique du Formulaire de procédure civile et son module de comptabilité générale.

La salle de droit du Collège François-Xavier-Garneau accueille plus de 200 étudiants par session.

Établissements enseignant Juris Concept

• Collège François-Xavier-Garneau, Québec – 200 inscriptions par session
• Cégep régional de Lanaudière, L’Assomption – 145 inscriptions
• Collège Ellis, Drummondville et Trois-Rivières – 100 inscriptions
• Collège Supérieur de Montréal – 105 inscriptions
• Collège Ahuntsic, Montréal – 375 inscriptions
• Centre de formation professionnelle Pierre-Dupuy, Longueuil – 20 inscriptions
• Confections Juridiques MT, Québec et Montréal
• Centre de formation professionnelle Performance Plus, Lachute – 20 inscriptions
• Collège Bart, Québec – 90 inscriptions
• Centre de formation professionnelle de la Pointe-du-Lac, Salaberry-de-Valleyfield – 20 inscriptions
• Collège de Valleyfield, Salaberry-de-Valleyfield – 35 inscriptions
• Émica de Montréal – 45 inscriptions